08 мая 2018

Электронный документооборот от МТС

Меняем бумагу на цифру

МТС запустила новую услугу — Электронный документооборот (ЭДО). Это программный комплекс, который позволяет предпринимателям полностью и навсегда отказаться от бумажных документов. Забыть ним можно не только о кипах бумаг, но и о принтерах, курьерах, скрепках, папках и всём сопутствующем. Переход на ЭДО снижает расходы в десятки раз, повышает прозрачность процессов и ускоряет принятие решений, но, несмотря на очевидные преимущества, многие предприниматели всё ещё опасаются переходить на него. Оправданны ли их страхи? Какие риски несёт ЭДО и сколько реально позволяет сэкономить? Отвечаем на все вопросы ниже.

  • 1. У меня налажен традиционный бумажный документооборот. Зачем переходить на электронный?

    Электронный документооборот (ЭДО) — не просто дань моде и разговорам о цифровой экономике. Это реальный инструмент, который снижает операционные расходы на печать, логистику и хранение документов, повышает прозрачность бизнес-процессов в компании и ускоряет принятие решений на всех уровнях — и в итоге позволяет увеличить маржинальность любого бизнеса, вне зависимости от масштаба и сферы, в которой он развивается.

  • 2. Сколько я сэкономлю, если перейду на ЭДО? Эта экономия будет значительной на фоне общих операционных расходов?

    На изготовление, подписание и передачу одного бумажного комплекта документов среднее предприятие тратит около 151 рубля, тогда как электронный комплект обычно обходится в сумму около 7 рублей. Так, предприятия, которые перейдут на ЭДО, сократят траты на расходные материалы и логистику как минимум в 21 раз, а в зависимости от вида бизнеса и масштаба документооборота экономия может достигать и больших пределов.

  • 3. С экономией понятно. Но не будет ли ЭДО замедлять отлаженные бизнес-процессы?

    Он их, наоборот, ускорит. По расчётам МТС, клиенты в сфере IT и телекома, воспользовавшись услугой, в 6 раз ускоряют поступление платежей, на 88 % сокращают процесс согласования и доставки документов для контрагентов. Банки и ретейлеры в два раза расширяют спектр оказываемых услуг для географически удалённых клиентов и на 54 % сокращают количество ошибок из-за ручного ввода данных. А клиенты из ТЭК и автопрома могут в 3 раза сократить время на отслеживание хода документов и на 40 % быстрее корректировать документы в режиме онлайн без необходимости бумажного дублирования.

  • 4. Я ИП, зачем мне ЭДО?

    Любой ИП заинтересован экономить на расходах и держать их на максимально низком уровне. В то же время большинство предпринимателей регулярно взаимодействуют с крупным и средним бизнесом (модель B2B) и тонут в бумагах из-за необходимости поддерживать двусторонний документооборот. Переход на электронный ЭДО сокращает постоянно растущие издержки и операционные затраты, зачастую не относящиеся к основному бизнесу ИП, а без этого невозможно вырасти в малый бизнес, и затем продолжать развиваться в бизнес среднего и крупного сегмента.

  • 5. Какие бумажные документы можно заменить электронными?

    Абсолютно все. ЭДО от МТС является юридически значимым — соответственно, позволяет обмениваться юридически значимыми документами. Их содержание, безусловно, воспринимается как подлинное; чтобы документ в электронном виде получил статус юридически значимого, нужно использовать электронную подпись. Обмениваться электронными документами можно как внутри компании, так и с внешними партнёрами — клиентами, поставщиками и контрагентами.
    В электронном виде можно передавать договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, УПД и УКД, товарные накладные и многие другие типы документов.

  • 6. Сейчас везде кибератаки, а ЭДО будет передавать данные непонятно куда. Вдруг их кто-то украдёт? Передавать документы в электронном виде, вообщебезопасно?

    Да, более того — это намного безопаснее, чем в бумажном. Все документы, пересылаемые через систему МТС, подписываются электронной подписью с использованием средств криптографической защиты информации, что исключает возможность утечки данных. МТС, в отличие от других операторов сотовой связи, не передаёт данные клиентов третьим лицам и другим компаниям для организации и проведения ЭДО (так часто происходит при работе по партнёрской схеме). В нашем случае МТС получил паспорт оператора ЭДО на свою собственную систему и предоставляет услугу без посредников. Кроме того, клиенты смогут вести учёт входящих и исходящих документов, систематизировать их и пользоваться удобной системой поиска документов в архиве.

  • 7. ЭДО — это сложно? Нужно будет менять оборудование?

    МТС предоставляет удобный web-интерфейс для доступа к системе ЭДО: обновление всех компонентов системы происходит удалённо и не требует от клиентов каких-либо усилий. Система ЭДО от МТС может работать как вместе с текущей системой ЭДО клиента, так и полностью её заменить (актуально для микро- и малого бизнеса). Работать в системе можно из любой точки мира на персональном компьютере, для работы требуется лишь подключение к сети Интернет.

  • 8. Мне придётся заново обучать сотрудников. Это долго и утомительно.

    Принципы обмена электронными документами аналогичны принципам обмена бумажными документами. Точно такая же логика, поэтому обучать дополнительно сотрудников необходимости нет. ЭДО МТС похож на электронную почту, ориентироваться в нём легко и удобно, а освоить весь функционал можно будет за пару часов. Кроме того, в системе ЭДО МТС есть понятная краткая и полная инструкция для более требовательных к функционалу пользователей.

  • 9. Я могу обмениваться документами с любой компанией или только с той, у которой тоже есть ЭДО?

    Компания, которая перешла на ЭДО от МТС, может обмениваться документами с любой организацией. Если же кого-то из партнёров или контрагентов не окажется в списке доступных к взаимодействию, можно пригласить его в безбумажное будущее посредством внутренней функции системы «Пригласить в ЭДО».

  • 10. Если МТС запускает ЭДО, это значит, что с МТС тоже можно обмениваться счетами?

    Сейчас МТС тестирует эту функцию, и она будет доступна в ближайшее время. Она уже работает для процессов закупки и бухгалтерии.

  • 11. Какой ЭДО выбрать?

    Необходимо, чтобы ЭДО был сертифицирован в Федеральной налоговой службе (ФНС). Например, у МТС есть паспорт доверенного оператора ЭДО. Услуга разработана с учётом новых требований ФНС, вышедших в 2016 и 2017 году, и соответствует всем законодательным актам, регламентирующим использование ЭДО.

  • 12. Разве МТС — не мобильный оператор? Почему МТС стала поставщиком ЭДО, если это непрофильный для компании бизнес?

    МТС — это крупная ИТ-компания, которая стремится стать ведущим игроком на рынке технологий и развивать новые направления. МТС первой среди игроков телеком-рынка не воспользовалась партнёрским решением по ЭДО, а разработала собственный инновационный продукт, соответствующий строгим внутренним требованиям, протестировала его на своей инфраструктуре и теперь предлагает внешнему рынку. Инвестировав в ЭДО, МТС становится игроком формирующегося рынка: в среднесрочной перспективе компания планирует занять на нём долю около 15 %. За счёт нового продукта МТС расширит предложение передовых цифровых решений и повысит долю доходов вне телекома.

  • 13. В чём преимущества ЭДО от МТС?

    Переход на ЭДО от МТС — быстрый и простой. К тому же у МТС одни из самых выгодных тарифов на передачу документов через систему ЮЗ ЭДО. Это касается как стоимости пакетов, так и передачи единичного документа.

  • 14. Сколько стоит перейти на документооборот от МТС?

    Стоимость отправки одного документа составляет всего 7 рублей, а общая стоимость услуги зависит от общего количества переданных документов. Для удобства пользователей разработаны пакеты, в которых действует прогрессивная шкала скидок: чем больше пакет, тем меньше стоимость каждого документа внутри него. Так, при покупке пакета «ЭДО 1000» стоимость отправки одного документа составит 6 рублей, при покупке «ЭДО 10 000» — 4,5 рубля, а при покупке «ЭДО 100 000» — 3 рубля. Подробнее об объёмах и стоимости пакетов можно узнать здесь. Срок действия любого подключённого пакета — 365 дней. Выбранный пакет позволяет обрабатывать в системе ЭДО от МТС установленное количество любых документов согласно количеству документов в пакете. Плата за выбранный пакет списывается один раз при подключении пакета.

  • 15. С чего начать переход?

    Для действующих корпоративных клиентов МТС система не требует установки специального ПО: обмен документами происходит через универсальный web-интерфейс по защищённым каналам связи. Работа в системе ЭДО осуществляется через web-интерфейс. Новые клиенты также могут воспользоваться услугой, оставив заявку на сайте МТС. Полные инструкции по работе в системе оператора ЭДО вы получите при подключении сервиса.

  • 01 У меня налажен традиционный бумажный документооборот. Зачем переходить на электронный?

    Электронный документооборот (ЭДО) — не просто дань моде и разговорам о цифровой экономике. Это реальный инструмент, который снижает операционные расходы на печать, логистику и хранение документов, повышает прозрачность бизнес-процессов в компании и ускоряет принятие решений на всех уровнях — и в итоге позволяет увеличить маржинальность любого бизнеса, вне зависимости от масштаба и сферы, в которой он развивается.

  • 02 Сколько я сэкономлю, если перейду на ЭДО? Эта экономия будет значительной на фоне общих операционных расходов?

    На изготовление, подписание и передачу одного бумажного комплекта документов среднее предприятие тратит около 151 рубля, тогда как электронный комплект обычно обходится в сумму около 7 рублей. Так, предприятия, которые перейдут на ЭДО, сократят траты на расходные материалы и логистику как минимум в 21 раз, а в зависимости от вида бизнеса и масштаба документооборота экономия может достигать и больших пределов.

  • 03 С экономией понятно. Но не будет ли ЭДО замедлять отлаженные бизнес-процессы?

    Он их, наоборот, ускорит. По расчётам МТС, клиенты в сфере IT и телекома, воспользовавшись услугой, в 6 раз ускоряют поступление платежей, на 88 % сокращают процесс согласования и доставки документов для контрагентов. Банки и ретейлеры в два раза расширяют спектр оказываемых услуг для географически удалённых клиентов и на 54 % сокращают количество ошибок из-за ручного ввода данных. А клиенты из ТЭК и автопрома могут в 3 раза сократить время на отслеживание хода документов и на 40 % быстрее корректировать документы в режиме онлайн без необходимости бумажного дублирования.

  • 04 Я ИП, зачем мне ЭДО?

    Любой ИП заинтересован экономить на расходах и держать их на максимально низком уровне. В то же время большинство предпринимателей регулярно взаимодействуют с крупным и средним бизнесом (модель B2B) и тонут в бумагах из-за необходимости поддерживать двусторонний документооборот. Переход на электронный ЭДО сокращает постоянно растущие издержки и операционные затраты, зачастую не относящиеся к основному бизнесу ИП, а без этого невозможно вырасти в малый бизнес, и затем продолжать развиваться в бизнес среднего и крупного сегмента.

  • 05 Какие бумажные документы можно заменить электронными?

    Абсолютно все. ЭДО от МТС является юридически значимым — соответственно, позволяет обмениваться юридически значимыми документами. Их содержание, безусловно, воспринимается как подлинное; чтобы документ в электронном виде получил статус юридически значимого, нужно использовать электронную подпись. Обмениваться электронными документами можно как внутри компании, так и с внешними партнёрами — клиентами, поставщиками и контрагентами.
    В электронном виде можно передавать договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, УПД и УКД, товарные накладные и многие другие типы документов.

  • 06 Сейчас везде кибератаки, а ЭДО будет передавать данные непонятно куда. Вдруг их кто-то украдёт? Передавать документы в электронном виде, вообщебезопасно?

    Да, более того — это намного безопаснее, чем в бумажном. Все документы, пересылаемые через систему МТС, подписываются электронной подписью с использованием средств криптографической защиты информации, что исключает возможность утечки данных. МТС, в отличие от других операторов сотовой связи, не передаёт данные клиентов третьим лицам и другим компаниям для организации и проведения ЭДО (так часто происходит при работе по партнёрской схеме). В нашем случае МТС получил паспорт оператора ЭДО на свою собственную систему и предоставляет услугу без посредников. Кроме того, клиенты смогут вести учёт входящих и исходящих документов, систематизировать их и пользоваться удобной системой поиска документов в архиве.

  • 07 ЭДО — это сложно? Нужно будет менять оборудование?

    МТС предоставляет удобный web-интерфейс для доступа к системе ЭДО: обновление всех компонентов системы происходит удалённо и не требует от клиентов каких-либо усилий. Система ЭДО от МТС может работать как вместе с текущей системой ЭДО клиента, так и полностью её заменить (актуально для микро- и малого бизнеса). Работать в системе можно из любой точки мира на персональном компьютере, для работы требуется лишь подключение к сети Интернет.

  • 08 Мне придётся заново обучать сотрудников. Это долго и утомительно.

    Принципы обмена электронными документами аналогичны принципам обмена бумажными документами. Точно такая же логика, поэтому обучать дополнительно сотрудников необходимости нет. ЭДО МТС похож на электронную почту, ориентироваться в нём легко и удобно, а освоить весь функционал можно будет за пару часов. Кроме того, в системе ЭДО МТС есть понятная краткая и полная инструкция для более требовательных к функционалу пользователей.

  • 09 Я могу обмениваться документами с любой компанией или только с той, у которой тоже есть ЭДО?

    Компания, которая перешла на ЭДО от МТС, может обмениваться документами с любой организацией. Если же кого-то из партнёров или контрагентов не окажется в списке доступных к взаимодействию, можно пригласить его в безбумажное будущее посредством внутренней функции системы «Пригласить в ЭДО».

  • 10 Если МТС запускает ЭДО, это значит, что с МТС тоже можно обмениваться счетами?

    Сейчас МТС тестирует эту функцию, и она будет доступна в ближайшее время. Она уже работает для процессов закупки и бухгалтерии.

  • 11 Какой ЭДО выбрать?

    Необходимо, чтобы ЭДО был сертифицирован в Федеральной налоговой службе (ФНС). Например, у МТС есть паспорт доверенного оператора ЭДО. Услуга разработана с учётом новых требований ФНС, вышедших в 2016 и 2017 году, и соответствует всем законодательным актам, регламентирующим использование ЭДО.

  • 12 Разве МТС — не мобильный оператор? Почему МТС стала поставщиком ЭДО, если это непрофильный для компании бизнес?

    МТС — это крупная ИТ-компания, которая стремится стать ведущим игроком на рынке технологий и развивать новые направления. МТС первой среди игроков телеком-рынка не воспользовалась партнёрским решением по ЭДО, а разработала собственный инновационный продукт, соответствующий строгим внутренним требованиям, протестировала его на своей инфраструктуре и теперь предлагает внешнему рынку. Инвестировав в ЭДО, МТС становится игроком формирующегося рынка: в среднесрочной перспективе компания планирует занять на нём долю около 15 %. За счёт нового продукта МТС расширит предложение передовых цифровых решений и повысит долю доходов вне телекома.

  • 13 В чём преимущества ЭДО от МТС?

    Переход на ЭДО от МТС — быстрый и простой. К тому же у МТС одни из самых выгодных тарифов на передачу документов через систему ЮЗ ЭДО. Это касается как стоимости пакетов, так и передачи единичного документа.

  • 14 Сколько стоит перейти на документооборот от МТС?

    Стоимость отправки одного документа составляет всего 7 рублей, а общая стоимость услуги зависит от общего количества переданных документов. Для удобства пользователей разработаны пакеты, в которых действует прогрессивная шкала скидок: чем больше пакет, тем меньше стоимость каждого документа внутри него. Так, при покупке пакета «ЭДО 1000» стоимость отправки одного документа составит 6 рублей, при покупке «ЭДО 10 000» — 4,5 рубля, а при покупке «ЭДО 100 000» — 3 рубля. Подробнее об объёмах и стоимости пакетов можно узнать здесь. Срок действия любого подключённого пакета — 365 дней. Выбранный пакет позволяет обрабатывать в системе ЭДО от МТС установленное количество любых документов согласно количеству документов в пакете. Плата за выбранный пакет списывается один раз при подключении пакета.

  • 15 С чего начать переход?

    Для действующих корпоративных клиентов МТС система не требует установки специального ПО: обмен документами происходит через универсальный web-интерфейс по защищённым каналам связи. Работа в системе ЭДО осуществляется через web-интерфейс. Новые клиенты также могут воспользоваться услугой, оставив заявку на сайте МТС. Полные инструкции по работе в системе оператора ЭДО вы получите при подключении сервиса.

Подписка на новости

Новое и лучшее